23. 11. 2019 | Pavel Merhout
9 min čtení | Zobrazeno:

Efektivita práce ve 2 krocích. Zapomeň na time management a nauč se princip asymetrie

Princip asymetrie ti pomůže soustředit se na to, co je důležité a využít úsilí ostatních. Je důležité umět vyvážit priority, a to ty oboje – jak profesní, tak i soukromé. Osobní efektivita není o balancování času, ale priorit. Jak svých vlastních, tak priorit spolupracovníků.

Aikido myšlení je pilíř principu asymetrie
Aikido myšlení je pilíř principu asymetrie

Aikido myšlení je pilíř principu asymetrie

Populární téma work-life balance jsem popsal v jednom článku. Trik není v balancování času, ale v řízení priorit. Spousta čtenářů se na mě později obrátila s tím, že je téměř nemožné určovat profesní priority. Time management těžko funguje. Priority se mění. Následkem toho jde naše efektivita do kytek.

Souhlasím, je to těžké.

V tomhle blogu se chci podělit o to, co funguje u mě. Pro mě osobně to funguje dobře, lepší systém jsem zatím nenašel. Jedná se o systém Principu Asymetrie. Co to je?

Jak být efektivní?

Každý to má. Ještě v autě si plánuješ v hlavě, co dnes stihneš, jak ti ubyde otevřených úkolů. Většinou to platí do té doby, než otevřeš mail, uděláš prvních pár telefonátů nebo několik ranních schůzek.

Můj kolega kdysi řekl: „Každé ráno přijdu do práce, otevřu noťas a z obrazovky mi na stůl vyteče tuna sraček, přes které už nevidím nic z toho, co jsem si naplánoval.“

A co spolupracovníci, pomáhají ti? Abys dokončil svou práci, musíš bohužel někdy bojovat se zájmy a cíli ostatních, přesvědčovat, či prosazovat. Velmi často tak narazíš na odpor, který jsi nečekal.

Šéf chce něco urgentně. Nová priorita. „Hi Pavel, we now really need to….“. Mám to taky.

Když jdeš pak unavený domů a promítneš si, kolik úsilí jsi v práci vyvinul a co všechno se podařilo, může to vypadat asi jako tento obrázek:

Výstup, který je menší než vstup znamená mizernou produktivitu.
Výstup, který je menší než vstup znamená mizernou produktivitu.

Výstup, který je menší než vstup znamená mizernou produktivitu.

Úsilí je tady mnohem větší, než finální výsledek.

Výstup, který je mnohonásobně menší než vstup, jak známo z ekonomické teorie, znamená mizernou produktivitu.

Frustrující.

Když se tohle opakuje moc dlouho, syndrom vyhoření se stává reálnou hrozbou.

Je mnoho systémů, které na toto téma byly vyvinuty. Já se řídím tím, o co se chci právě podělit.

Jmenuje se to Princip Asymetrie.

Není z mojí hlavy, i když, tak jak jej popíšu, jsem ho trošku přizpůsobil aby fungoval lépe pro mě. Každopádně si myslím, že je ještě lepší, než obecně známé Paretovo pravidlo 80/20.

Princip Asymetrie

Situaci popsanou obrázkem úplně vlevo už znáš. Popisuje špatný stav, takhle fungovat nechceš.

Princip asymetrie
Princip asymetrie

Jak se ale dostat alespoň do stavu, který popisuje prostřední obrázek, kdy výkon odpovídá tvému úsilí? A ještě lépe, jaký trik ti pomůže mít produktivitu větší než 100%, tak jak naznačuje třetí obrázek úplně vpravo?

Tak v čem je ta finta? Čti dál, jsou to jen 2 kroky!

Krok 1 – uvědom si, že důležitý je Focus

Vstup a výstup jsou v rovnováze
Vstup a výstup jsou v rovnováze

Pokud chceš, aby tvůj výkon odpovídal alespoň tvému úsilí, zapamatuj si jedno slovo. Focus. Nerozptyluj se. Musíš se soustředit, a to na ty správné věci.

Nebudu se tady zdržovat rozptylováním typu facebook a podobně. Pokud to máš, musíš si to v hlavě srovnat jinak.

Drtivá většina důvodů nízké osobní produktivity spočívá v tom, že vlastně nepracuješ na tom, co vede k tvému cíli.

Tvůj čas a úsilí se soustředí na cíle jiných, na něco, co nevede k žádnému cíli anebo na něco, o čem si mylně myslíš, že bys měl dělat.

Dá se to vyřešit pomocí filtru tří otázek.

Filtr tří otázek

Dříve, než se do něčeho pustíš, polož si tyto tři otázky:

  1. Až to, na čem teď chceš dělat, bude hotovo, posune to tvou společnost, tvého zaměstnavatele správným směrem?
  2. Pomůže to tvému šéfovi anebo tvému zákazníku, ať už internímu nebo externímu?
  3. Pomůže to tobě, tvojí kariéře, rodině, podporuje to tvoje osobní dlouhodobé cíle?

Tohle je důležité: Musíš si odpovědět na všechny tři otázky kladně.

Pokud je záporná odpověď na první otázku, nezachoval by ses jako správný zaměstnanec. Někdy se může člověk ocitnout v pasti dilematu. Někdy pozitivní dopad akce na jednotlivý tým, jednotku, či oddělení může znamenat nulový anebo negativní dopad na celou společnost. To je suboptimalizace, tohle nedělej. Vždy se na to dívej očima celé společnosti.

Jestliže si odpovíš negativně na druhou otázku, buďto podrážíš nohy šéfovi, což je obzvláště blbý nápad, anebo posíláš k vodě zájmy zákazníka. Co na to říct, ať tak nebo tak se taková věc vrátí jako bumerang.

A pokud jdeš proti svým vlastním zájmům? Pak si musíš položit otázku, jestli jsi vůbec na správném místě. Ale pozor, tohle nezaměňuj. Je hodně velký rozdí mezi „není to pro mě dlouhodobě dobré“ a „nechce se mi to dělat“.

Když v duchu proženeš rozhodnutí, jestli na danou věci pracovat nebo ne, tímhle filtrem tří otázek, zjistíš, že spousta aktivit se bude zdát méně důležitá. O tolik méně důležitá, že bys ji prostě neměl dělat.

Říkáš si, teorie. Přestat dělat jo? Tohle není lehké. Nedělat něco, co chce po tobě například tvůj nadřízený, může být cesta do pekel. Pokud je to ale věc, která poškozuje tebe, zákazníka nebo společnost, musíš mu to umět vysvětlit.

Musíš umět říct ne, a to tak, aby to protistrana vzala jako konstruktivní ne. Odmítnout neomaleně umí každý blbec. Odmítej protinávrhem, jinou myšlenkou, zlepšením požadavku.

Tohle se nauč a tvoje úsilí a výsledky se dostanou ze stavu negativní asymetrie do symetrie.

Krok 2 – využij síly protivníka

Princip asymetrie dosahuje většího výstupu než vstupu pomocí myšlení Aikido
Princip asymetrie dosahuje většího výstupu než vstupu pomocí myšlení Aikido

Princip asymetrie dosahuje většího výstupu než vstupu pomocí myšlení Aikido

Pomocí Focus a filtru tří otázek jsi vybalancoval úsilí a výsledek, kolik tomu dáš, tolik se ti vrátí.

Jak ale můžeš z menšího úsilí dostat výsledek, který ho ještě mnohonásobně převyšuje?

Jde to? Není to blbost? Perpetuum mobile přece neexistuje…

Jde to. Je potřeba si uvědomit, že ani ty, ani tvůj tým nejste jediní, kdo vyvíjí úsilí. Spousta dalších stran má taky své zájmy a cíle, chtějí jich dosáhnout a snaží se o to.

Aikido

Miluju myšlenku Aikido.

Opírá se o několik principů.

Základní pohyby bojovníka Aikido jsou kruhové. Naproti tomu většina pohybů útočníka jsou lineární. Bojovník Aikido se harmonizuje s lineárním útokem, a to přesně daným pohybem se svým minimálním úsilím. Tento pohyb je ale velmi dobře načasovaný.

Bojovník Aikido není tak hloupý, aby lineární pohyb konfrontoval, a tak riskoval svoje vlastní zranění. Raději šikovně přemění energii tohoto lineárního útoku ve svůj prospěch. Nechá ji působit naplno, pouze minimálně upraví její směr. Útočník je na fleku bezmocný. Navíc i riziko zranění člověka, který atakuje je naprosto minimální.

Popřemýšlej. S kým vlastně musíš v práci bojovat? Kdo má protichůdné zájmy a cíle? Leze ti do zelí, nebo hází klacky pod nohy?

Zkus se na to podívat jinýma očima.

Existují oblasti, máte stejné zájmy? Existuje způsob, jak se sladit a spolupracovat? Nechcete náhodou oba totéž, jenom cesty k cíli jsou diametrálně jiné? Způsob práce není kompatibilní?

Z boje je tanec, z klacků pod nohy spolupráce.

Několik skutečných příkladů

Tady je několik skutečných příkladů. Někdy se podařilo nalézt „Aikido“ řešení, někdy ještě ne, anebo mě to napadlo až zpětně. Představ si tohle:

Zákazník chce napřímo ovlivňovat tvého subdodavatele. Tobě se to nelíbí, máš se subdodavatelem už zaběhlý způsob spolupráce, který je tímto narušen a může utrpět i dlouhodobě budovaný vztah. Než dáš zákazníkovi push-back, vzpomeň si na Aikido.

Obchodní oddělení tlačí nepochopitelně tvé vlastní lidi do akcí. Nelíbí se ti to, máte už v týmu nastavené priority. Lidé už jsou teď přetíženi. Než dáš salesákovi push-back, vzpomeň si na Aikido.

Korporátní HR chce zase nějaké přiblblé employee review. Už tak toho máte dost, teď ještě tohle navíc. Než dáš centrálnímu HR push-back, vzpomeň si na Aikido.

Opravdu nejde zákazníkovi, sales anebo HR vyhovět tak, aby to nakonec pomohlo i tobě?

Jde to. Věřím tomu.

Jde najít platformu, ve které může zákazník přistupovat k napřímo k subdodavateli bez narušení dobrých vztahů.

Ve které nastavíš komunikaci se sales a naučíš svoje lidi určovat si vlastní priority tak, aby byli kolegové z prodeje happy.

Jde nastavit platformu, ve které přiupravíš současný HR systém pro employee review minimálně a tím dostaneš super support od korporátu tak, že už nic nebudeš muset sám tvořit.

Nemusíš konfrontovat napřímo a jít proti pěsti, jen minimálně uprav směr pohybu správným směrem.

Tvoje úsilí a výsledky se dostanou ze stavu symetrie do stavu pozitivní asymetrie. Výsledek bude větší, než tvé vynaložené úsilí.

Princip asymetrie je fakt super. Zkus to, u mě to funguje.

Sdílejte
Pavel Merhout

Podobné články
Co má společného COVID-19, 11. září a tvoje zadnice?
Co má společného COVID-19, 11. září a tvoje zadnice?

Co má společného COVID 19, 11. září a tvoje zadnice?...

Tohle v bibli nenajdeš.
Tohle v bibli nenajdeš.

Proč jsme každý tak jiný? Jak vznikla diverzita a k...

3 úplně nevinná slova a jeden by vzteky prasknul. Proč?
3 úplně nevinná slova a jeden by vzteky prasknul. Proč?

Tahle 3 nevinná slova rozpálila jednoho chlapíka doběla, že se...

Švejci proberte se, svět nám zdrhne. Nevíme, co je odpovědnost.
Švejci proberte se, svět nám zdrhne. Nevíme, co je odpovědnost.

Školení pro expaty do Česka učí o Švejkovi. Povídám si...

Komentáře

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *