Pokud chcete zajistit, že ve vaší společnosti bude fungovat projektový management, musíte ustanovit řídící projektovou skupinu, tak zvanou steering group. Tato skupina jde napříč odděleními, může být i víceúrovňová, a to podle klasifikace stavu projektu vzhledem k technickým, či finančním rizikům. Někdy bude dokonce i zahrnovat členy týmu zákazníka.

Povinností projektové řídící skupiny je sledovat průběžně stav projektu v management review procesu, schvalovat postupu do dalších fází podle plánu, odstraňovat překážky nacházející se mimo kompetence exekutivního projektového týmu a pomáhat vedoucímu projektu – project managerovi. Je taky žádoucí, aby byly nastaveny motivační principy pro úspěšnou realizaci daného projektu, a to pro celý projektový tým, někdy i pro podpůrné funkce mimo projekt.

Přestože jde téměř vždy o top managery, i tato skupina se může dopustit chyb, které ve svém důsledku znamenají fail projektu. Zjistěte, které chyby to jsou a jak jim můžete předejít.

Zde je 6 nejčastějších chyb, kterých se řídící projektová skupina dopouští a jak jim předejít.

Chyba číslo 1

Často se stává, že Projektový vedoucí nechápe přesně, jaké informace jsou pro řídící skupinu důležité. Vyzdvihuje při review detaily a neumí uceleně přednést stav projektu ve správné úrovni podrobností. Následkem toho je velmi těžké udělat správné rozhodnutí.

Této chybě předejdete tak, že si pro review odsouhlasíte template. Tento template bude pracovat s plánem na správné úrovni detailu, traffic light systémem, risk managementem, monitoringem nákladů, potřebnými informacemi pro GO – NO GO a podobně.

Chyba číslo 2

I řídící skupina jsou jenom lidé. Taky mají své šéfy a bojí se před nimi udělat chybu. Je naprosto nutné, aby tato skupina uměla udělat rozhodnutí, které se od ní očekává. Musí najít balanc mezi rozhodnutími, které dělá projektový tým a které už musí být posunuty o level výše. Příliš nízkoúrovňové rozhodnutí bere projektovému týmu odpovědnost. U moc vysokého rozhodnutí může steering group udělat chybu s dopadem na business. A nejhorší ze všech rozhodnutí je žádné rozhodnutí.

Jak z toho ven? Je potřeba si vymezit prostor, ideální klíč pro toto vymezení je odpovědnost za zdroje. Rozhodnutí, která vyžadují pouze zdroje uvnitř projektového týmu by měl umět dělat projektový vedoucí. Rozhodnutí v oblasti odpovědnosi členů steering group dělá steering group. Pokud jsou potřeba zdroje i mimo tuto oblast, musí se rozhodnutí sladit s odpovědnými lidmi.

Chyba číslo 3

Někdy se může stát, že ani jeden z členů řídící skupiny není přímým funkčním nadřízeným vedoucího projektu. Toto je častá systémová chyba.

Řešení je nasnadě, při sestavování musí být tento aspekt vzán v potaz a přímý nadřízený vedoucího projektu se nominuje za člena řídící skupiny. Přímý nadřízený projektu by tak měl vždy být součástí management review, navíc pak může daného poject managera podporovat a koučovat i mimo formální review a pomáhat mu se připravit.

Chyba číslo 4

Členem skupiny není nikdo, kdo rozumí strategickému směru firmy a kdo opravdu ví, proč byl zrovna tento projekt nastartován.

Taková role musí být bezpodmínečně v řídící skuponě zastoupena. Hlavní důvod je ten, že někdy může být nutné udělat rozhodnutí a například prioritizovat zdroje firmy mezi dvěma různými projekty. V tom případě je naprosto žádoucí mít někoho, kdo umí tyto priority určit.

Chyba číslo 5

Plán schůzek řídící skupiny je pouze fixní. Ano, je velmi komfortní mít fixní časový slot v kalendářích a tomu podřídit review projektu. Ale projekt je dynamická věc. Některá rozhodnutí se musí udělat když je potřeba, ne když mají manageři čas se sejít.

Obzvláště u důležitých a napjatých projektů se musí mechanismus pro review podřídit časově milníkům projektu. Ne naopak.

Chyba číslo 6

Steering group vyvolá následující očekávání. Projektový vedoucí si myslí, že předloží status projektu a pak jen počká, jestli (jak se říká) dostane zelenou anebo červenou projít tak zvaným gatem. Ano, gate je to od toho, aby se jím prošlo. Ano, někdy se může stát, že připravenost projektu není dostačující ke schválení jít do další fáze projektu. Co je ale důsledek nepovolení projektu jít do další fáze? Samozřejmě zpoždění. To nikdo nechce.

Steering group musí umět pracovat s projektovým týmem tak, aby se rizika nesplnění gate požadavků probíraly mnohem, mnohem dříve, než u daného milníku. Tím se budou minimalizovat. Účelem gatu je jím projít s dostatečně splněnými aktivitami, checklisty, prostě podle plánu. Nikdo nechce zpoždˇovat projekt a způsobit negativní dopad na výsledek společnosti.

Už to, že steering group existuje, je pro mnoho firem velký krok. V případě, že tam máme ty správné členy, kteří se umí vyvarovat těchto sedmi největších chyb, se šance na úspěšné řízení projektů ve společnosti dramaticky zvyšuje.