Jak bojovat se stresem, když požadavky rostou, termíny byly včera a priority nejsou jasné? Doktor ti nepomůže, máš to ve svých rukou.

Říká se: „Když nemůžeš, přidej.“ Já říkám: „Když nestíháš, zpomal.“

• 

Sedl jsem si s Patrikem, už nějakou dobu jsem viděl, že je zavalen prací a množství otevřených úkolů se zvětšovalo rychleji než uzavřených. Nestíhal, přestože býval v práci dlouho.

Je to dobrý praktik, jeho řešení jsou většinou pragmatická a dávají smysl. Zkušený Procesní Inženýr. Ale počet chybných rozhodnutí a odbytých řešení u něj tehdy začal narůstat.

Přicházela další věc, projekt, který jsme museli řešit, a tak jsem s ním chtěl probrat jeho priority. Bylo to ještě nad rámec jeho běžících aktivit.

„Patriku, máme tady nový transfer. Myslím, že bys na tom měl dělat ty, je to výrobek podobný těm, které už máš v portfoliu.“ Sdělil jsem mu. Pak jsem začal popisovat, o co u toho projektu jde.

Patrik poslouchal. Čekal jsem, že začne oponovat, že už tak toho má hodně. Ale on nic, jen poslouchal a přikyvoval.

„Myslíš, že to zvládneš dohromady s těmi ostatními projekty, které teď běží?“

Patrik se usmál. „To nevím, to se přece uvidí. Jak to mám vědět dopředu?“ Vypadlo z něj bezelstně.

V téhle chvíli mi to konečně začínalo docházet. On si vůbec, ale vůbec neřídí svoje priority. Ten člověk potřeboval pomoct. Má toho hodně, nezvládá to a přitom přikyvuje na nové úkoly.

Napadlo mě se zeptat. „Patriku, já ti tady říkám detaily toho nového projektu. Proč si nic nezapisuješ?“

„Nemám sešit“

„Cože? Ty nemáš nic na zapisování? Jak to?“

„Nepotřebuju ho.“

„Opravdu? Jak si tedy určuješ, na čem budeš kdy pracovat?“

„Tak nějak to mám v hlavě. No a když je něco opravdu hodně důležité, tak vím, že přijdeš ty, anebo přiběhne výrobní ředitel. Pak je priority jasná, ne?“

Tahle věta mě osvítila. Opravdu potřeboval pomoct. A možná nebyl vůbec sám.

Určování priorit je dovednost jako každá jiná. Někdo už ji má, někdo ještě ne. Moje obrovská chyba byla, že jsem prostě předpokládal, že se Patrik snaží svoje priority řídit sám.

Tak to nebylo, tím následkem se dostal do stavu naprostého zahlcení úkoly.

Ale pozor!

Odpovědnost za řízení priorit samozřejmě neleží jen na něm. Ta vždy leží na společnosti i pracovníkovi.

Čím více si umí určovat tyto priority pracovník, tím lépe pro něj. Lépe si bude umět skloubit svůj pracovní i soukromý život. Ale nikdy to nebude jen a pouze na něm.

Jak pomůže společnost svým zaměstnancům snížit stres

Tohle musí umět poskytnout vedení společnosti, aby měli pracovníci možnost řídit své priority:

• Businessové cíle jsou komunikovány naprosto jasně. Pokud by pracovník neznal obchodní cíle firmy, jak by mohl rozhodovat cokoli o prioritách.
• Systém komunikace a schůzek musí ve firmě umět rozlišit mezi operativními, taktickými a strategickými záležitostmi. Jsou priority krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé.
• Pravomoce jsou postaveny tak, aby lidé mohli rozhodovat sami o věcech, na kterých pracují. Pokud rozhodnout nemohou nebo neumí, eskalují podle jasných odpovědností.

Společnost musí své lidi podpořit poskytnutím pořádného školení jako Get Things Done nebo podobné. Sice není všemohoucí, ale je to výborný nástroj, který pomůže.

Co dělat, abys ses z toho nezbláznil

Tohle by měl ideálně vědět každý pracovník. Jsou to 3 zákonitosti, které mohou pomoct, když si je člověk připomene:

1) na světě je vždy více práce, než můžeš zvládnout.

Nikdy nebudeš mít šanci udělat všechno. Pracovní úkoly přichází a vždy se dají vymyslet další.

2) měl bys pracovat na tom, co je pro tebe osobně ve tvé kariéře důležité.

Polož si pokaždé otázku, jestli tě daná aktivita posune k tvému profesnímu cíli.

3) měl bys pracovat na tom, co je důležité pro toho, kdo tě platí.

Ptej se: Dělám to opravdu pro společnost, nebo jen proto, že někdo něco nesmyslně vyžaduje?

A pak je ještě jedna věc, kterou mě kdysi naučil jeden moudrý Angličan.

Řekl:

„Když je toho moc, tak moc, že máš pocit, že musíš chodit rychleji, mluvíš rychleji, jíst rychleji, abys to stihnul, když cítíš ten tlak a když přichází stres, pak jediná rada, která funguje, je tohle:

Zpomal. Zastav se.

Podívej se shora na to, co se děje a přehodnoť své priorioty. Více tlačit na pilu je cesta do pekel.“

To jsem tehdy poradil i Patrikovi do budoucna. Jeho běžící priority jsme mu ještě určili na místě společně.

Krátce na to jsme celofiremně rozjeli školení Get Things Done a nastavili lepší sytém operativních schůzek.

Větu „Když nestíháš, zpomal“ připomínám často. Myslím, že to funguje.