Nepochopení zadání je u vás na denním pořádku? Naučte se komunikovat s kolegy tak, aby váš požadavek ihned pochopili. Šetříte tím svůj čas i nervy.
Umění interní komunikace
Jarda seděl v kanceláři s hlavou v dlaních, když jsem k němu přišel.
„Co zas je?“ Ptám se, vida jeho nešťastný výraz.
„Já už nevím, jak jim to mám říkat. Zase to udělali blbě. Více polopaticky už to snad ani nejde. Ti lidi si všichni sedí na vedení!“
Opravdu?
Jak (ne) komunikovat?
Neblbni, dva dny čistit nebudu.
Mistr si svolal tým předmontáží. „Přišlo nám nedávno několik šarží komponent, které se musí vyčistit. Hano, Petro, Milado, pojďte sem. Vemte si čistič a čistěte teď dva dny staré dodávky materiálu.“
„Mistře, já tu jsem dnes, ale zítra mám volno, dva dny čistit nemůžu.“
„O čem to mluvíš Milado? Říkám ti jasně, vezmi ten čistič a běž čistit ty dodávky, co jsou staré dva dny. Už jsou dané na bok. Jak ještě jasněji ti to mám sdělit?“
Pracovník po expiraci.
Koukám na vyvěšenou pracovní instrukci. Stojí tam: Před započetím směny pracovník vždy zkontrolujte datum na plechovce s mazivem.
Pracovník okamžitě vymění plechovku s mazivem, pokud je po expiraci.
Občas nám do důchodu nějaký pracovník odejde. Ale že by hromadně expirovali, to bych neřekl.
Šup s kolegou do urny.
Pro sběr zlepšovacích návrhů používáme box ve výrobě. Každý může vymyslet návrh a popsat ho na jednoduchém lístečku. Ten se pak hodí do krabice. Při rozjetí této akce byl vytvořen jednoduchý manuál. V něm stálo mimo jiné:
Pokud vymyslíte zlepšovák v týmu, vhoďte lístek s návrhem do urny společně s kolegou.
Koukám na krabici, ale jak se do ní vleze kolega, byť sebemenší, si představit nedovedu. A dát jí název urna je v tomhle kontextu krutě morbidní.
Super benefit! Firma vám vymění starý byt za nový.
Jak známo, průmyslové šroubováky používají násady, zvané bity. Občas může mít někdo trošku potíže s pravopisem, a tak na pokynu stálo:
Pokud potřebujete vyměnit byt, zajděte si na údržbu za Mirkem Krupicou.
Naštěstí to mnoho pracovníků nevzalo doslova, na tento benefit by firma asi opravdu neměla.
„Good communication is the bridge between confusion and clarity.“
… Nat Turner…
Dobrá komunikace je mostem. Ale jak je vidět, některé mosty mohou mít velké díry.
Jak známo, není důležité, co říkáš, ale co ten druhý slyší.
Proto mám tady několik rad:
- Úplně jako první se zamysli, jestli neříkáš blbosti. Viz příklady výše, pokud z tebe padají slova tak, jak ti je slina na jazyk přinese, anebo si po sobě nepřečteš co jsi napsal, pak se nediv. Pokud si nejsi jistý, někomu to předem ukaž, řekni na zkoušku.
- Když něco sděluješ, popros kolegu, aby ti potvrdil porozumění. Nejen „ano, chápu“, ale aby ti řekl svými slovy, jak to pochopil. Přijmi svou odpovědnost za to, že dojde k porozumění.
- Pokud ti někdo něco vysvětluje, automaticky mu zopakuj svými slovy, jak jsi tomu sám porozuměl.
- Při komunikaci mluv jazykem příjemce informace. Představ si sebe v jeho situaci. Jaké informace už má? Jaké souvislosti musíš vysvětlit, aby mu to zapadlo do celkového obrázku? Nevytrhávej z kontextu.
- Zamysli se, jaký emociální dopad bude mít informace na kolegu. Jsme jenom lidi, každý si vybírá selektivně to, co na něj působí nejvíce. Právě tahle, pro kolegu citlivá část, ale možná není podstata toho, co chceš říct.
- Mluv přátelsky. I když je situace složitá, nevyhrožuj, neobviňuj. Jsme v tom spolu. I kritiku jde sdělit konstruktivně.
Je poměrně jedno, jestli sdělení putuje slovy přímo od úst k uchu, přes mikrofon, mailem, chatem, instant messengerem, megafonem, newsletterem, nástěnkou, big screenem v kantýně, leafletem, tlampačem, rozhlasem po drátě, skypem, telekonferencí, walky-talkem, prezentací a kdoví čím ještě.
2 zásady efektivní komunikace:
Pokud v komunikaci chybí:
- empatie (jak to vlastně vidí můj kolega, v jakém kontextu to vnímá)
- zpětné ověření (opravdu se mi podařilo vysvětlit co jsem potřeboval?)
… vždy bude obrovské riziko nepochopení.
