Je to cár papíru? Hodně lidí se odvolává ve společnostech na chybějící systém. S tím se dá často souhlasit. Systém je většinou tvořen procesy, popsanými v procedurách, nařízeních, politikách a instrukcích.

Je ale taky velká část systému, která bude vždy stát na lidech. Lidech, kteří umí přemýšlet a mají odpovědnost. Žádný dokument ani kontrola to pak nenapraví.

No a tady pozor. Z mého pohledu máme dva druhy procedur.

Dobré procesní řízení

Ten první, ten je zdravý. První druh procedur říká zaměstnanci, co a jak se musí dělat. Pomáhá ne úplně zaškoleným pracovníkům vykonávat činnost. Propojuje činnosti různých týmů do fungujícího celku. Umožňuje spolupráci napříč odděleními nebo pobočkami jedné firmy. Příkladem může být proces zadávání výrobní objednávky, proces expedice výrobků, instrukce popisující postup výroby a podobně.

Špatné procesní řízení

Máme tu ale taky druhý typ. Tento druh procedury, nařízení anebo jiného dokumentu se snaží zajistit odpovědné chování pracovníků. Vzhledem ke stavu společnosti možná vypadá, že tento typ potřebujeme. Ale cílem by mělo být ho odbourat.

Abych to vysvětlil. Představte si instrukci, popisující proces zapůjčení nářadí z údržby:

1. V případě potřeby použití nářadí, požádejte vedoucího údržby o zápůjčku.
2. Vedoucí údržby odemkne sklad s nářadím a vydá nářadí proti podpisu.
3. Nářadí vždy vraťte v původním stavu. V případě závady tuto neprodleně nahlaste vedoucímu údržby.
4. Vedoucí zkontroluje stav nářadí a zaskladní.

Dává smysl? Ano? Tak si to zkusme rozebrat:

Ad1. V případě potřeby použití nářadí požádejte vedoucího údržby o zápůjčku.

Proč tohle musíme popisovat? Myslím, že každý slušný člověk ví, že pokud si chce něco půjčit, tak o to musí požádat. Pokud si někdo půjčuje věci bez požádání, takového člověka většinou ve společnosti nechceme. Tenhle pokyn psát je ztráta času.

Ad2. Vedoucí údržby odemkne sklad s nářadím a vydá nářadí proti podpisu.

Nářadí je pod zámkem? To vypadá, že předpokládáme, že se ve společnosti krade. Lepší než kupovat zámky, je najímat lidi, kteří nekradou. Vydat proti podpisu? Zdá se, že nevěříme, že to ten pracovník vrátí. Kam jsme to dopracovali, že?

Ad3. Nářadí vždy vraťte v původním stavu. V případě závady tuto neprodleně nahlaste vedoucímu údržby.

Normální je přece vracet věci v původním stavu. Tak proč tím špinit papír? Opravdu si myslíme, že člověk, který si půjčí a nechtě poškodí nářadí by bez této instrukce závadu nenahlásil?

Ad4. Vedoucí zkontroluje stav nářadí a zaskladní.

Jsem si jistý, že tohle udělá pan vedoucí údržby i bez instrukce.

Takový a podobný typ procedur je na úrovni pokynu pro uklízečku: „Po vytření chodby podepište formulář o vykonání činnosti“. Tak jde nám o formulář nebo čistou chodbu?

Nebo jiný příklad: „Po vykonání potřeby po sobě vyčistěte záchod“. No comment.

Opravdu se zamysleme, jestli namísto spolupráce s kvalitními lidmi neupřednostňujeme tak zvaně vše zachraňující dokument.

O tom to skutečně není.